FAQ (Frequently Asked Questions / Ofte Stillede Spørgsmål)
(klik på overskrifterne for at komme tilbage til toppen)

•   System – general setup – foreningsoplysninger   •   System – general setup – foreningsoplysninger – brugerdefinerede felter   •   System – general setup – foreningsoplysninger – licenskoder   •   System – general setup – programmer   •   System – general setup – pakker   •   System – general setup – tillægsydelser   •   System – dataudveksling – aktivering   •   System – dataudveksling – dataudveksling   •   System – dataudveksling – licenskifte   •   System – Internetindstillinger   •   System – opdateringer   •   Finans – kassekladde   •   Finans – kontoplan – kontoplan   •   Finans – udskrifter   •   Finans – periodiske kørsler - sammentælling af kontoplan   •   Finans – periodiske kørsler – ny saldo overførsel   •   Finans – periodiske kørsler – årsskifte

•   Finans – finansopsætning – opsætning •   Finans – finansopsætning – brugeroplysninger •   Medlemmer – indmeldelse (hurtig) •   Medlemmer – indbetaling •   Registrering af delvise indbetalinger •   Medlemmer – kartoteker – medlemmer •   Medlemmer – familie •   Medlemmer – kartoteker – importer medlemmer •   Medlemmer – periodiske kørsler – kontigentkørsel •   Medlemmer – periodiske kørsler – PBS kørsler – registrening af nye konto numre (605) •   Medlemmer – periodiske kørsler – PBS kørsler (601) •   Medlemmer – periodiske kørsler – udligning af åbne poster •   Medlemmer – periodiske kørsler – avanceret vedligehold af grupper •   Udvalg – lederkartotek/bestyrelse/udvalg

  
For at komme i gang med foreningssystemet, læs venligst Kom Godt I Gang Med Systemet.

• System – general setup – foreningsoplysninger:

Ved at vælge PBS total løsning og afkrydse ”kontonr med i navn” bliver kontonummer udskrevet sammen med navnet under PBS kørslen.
Bestyrelser, ledere og udvalg kan nu defineres på afdelingsid eller medlemskontonummer, hvis medlemskontonummer benyttes, tilknytter man bestyrelser/udvalg/ledere til hvert medlem.

Bemærk, hvis der er indtastet data for bestyrelser/ledere/udvalg kan dette valg ikke ændres.

• System – general setup – foreningsoplysninger – brugerdefinerede felter:

De brugerdefinerede felter er ændret således, at du nu ikke bare kan definre et felt, men også kan have afgrænsede værdier for feltet. Eks. hvis du ønsker at kende dine medlemmers tøjstørelse på de enkelte hold, tilføjer du det her under brugerdefinerede felter i indmeldelsesdata.
Bemærk felterne skal defineres for at kunne benyttes.

Du indsætter en værdi og vælger ”tilføj ny” og markere ”man kan kun vælge disse værdier” eller”der kan også tastes andre værdier”, hvilket bevirker at du både kan vælge og indtaste i feltet.

Opdater benyttes til at rette et eksisterende felt: Dobbelt klik på feltet og ret under værdi, vælg opdater, feltet er nu rettet.

• System – general setup – foreningsoplysninger – licenskoder:

Du har nu mulighed for at hente licenskoden fra en fil.

• System – general setup – programmer:

Du kan her oprette de programmer, du udbyder i de enkelte programpakker. Det er en funktion til statikbrug og har ingen indflydelse på kørslen af pakker.

Ved at afkrydse copy-dan vederlag kan du senere trække en statistik liste over over disse.

• System – general setup – pakker:

De før oprettede programmer samles her i forskellige pakker.

Vælg ny – angiv pakke id og betegnelse – søg afdeling id – vælg indtægtsgruppe og debitorgruppe i henhold til din finansopsætning- angiv kontingentet for denne pakke eller tilknyt de ydelser og programmer pakken skal bestå af – gem.
Bemærk, at programmerne kun er til statistikbrug m.v.

Bemærk: Du skal vælge imellem, om du kun har kontingent eller du lader kontingent feltet være tom og tilknytter tillægsydelser i stedet for kontingent.

• System – general setup – tillægsydelser:

Tillægydelser bruges til, udover at være ydelser i en en pakke også til ydelser du kan tilføje under kontigentkørslen.
Tillægsydelser kan køres selvstændigt eller sammen med kontingentet under kontingentkørslen.

Vælg Ny – giv ydelsen et navn – marker for hvem ydelsen skal gælde( medlem, pakke, afdeling eller en kombination af) – vælg antal (hvis ydelsen tilknyttes pakker skal du vælge 1) - vælg hvem ydelsen vedrører – vælg en indtægtsgruppe og en debitorgruppe - gem.

Hvis ydelsen vedrører medlemmet faktureres den kun én gang selvom der udskrives kontingent for flere indmeldelser. Hvis den vedrører indmeldelse n faktureres den én gang for hver indmeldelse der køres kontingent for. Dette gælder dog kun når ydelsen bruges udenfor pakkerne.

Du kan nu under kontigentkørsel vælge de ydelser, du her har fastsat alt efter til hvem ydelsen er tilknyttet (Medlem/pakke/afdeling).

Hvis tillægsydelsen under kontingent kørsel skal gælde for, afkrydses:

• System – dataudveksling – aktivering:

Hvis du har valgt en satellit løsning, kan du her vælge hvilke pc’er, der skal være hovedprogram og klienter.
Begreber:

Postkasse: En postkasse er en mappe på Web Serveren, med en undermappe for hver afdeling,som indeholder de leverancer, der sendes mellem hovedprogrammet og klientprogrammerne.
Hovedprogrammet er et almindeligt Tirush-program, som er installeret hos hovedkasseren, og er aktiveret, som hovedprogram til Internet opdatering, hvorfra al aktivitet styres. Hovedprogrammet er det der uddelegerer ansvar for de enkelte afdelinger til klientprogrammer, og står for alt vedrørende finans.
Arbejdsgang: hovedprogrammet aktiverer en afdeling til opdatering via Internet. Herved oprettes en database på web serveren til afdelingen(Postkassen). Der foretages automatisk en synkronisering, så data på webserveren opdateres.
Klientprogrammet er et almindeligt Tirush-program, som er installeret hos en person, der har fået uddelegeret ansvaret for opdatering af medlemsdata for en afdeling
Arbejdsgang: klientprogrammet aktiveres og forbindes derved til data for en afdeling i postkassen.

Følg guiden.

Er du klientprogram logges du på web servicen og tilknyttes en afdeling, her skal du bruge den tilfældige generede nøgle samt afdelings-ID. Ved aktivering tømmes databasen og opdatering begrænses til grupper, medlem, indmeld,familie, medlemsoplysninger og oplysningskode.

• System – dataudveksling – dataudveksling:

Bruges til foreningens data udveksling via internettet.

Synkronisering:
Når der udføres en synkronisering gennemløbes alle data og sammenlignes med data fra postkassen. Hvis der er foretaget ændringer synkroniseres data. Er der nye data i postkassen oprettes de lokalt. Hvis der er nye poster lokalt oprettes de i postkassen.
Styring af synkronisering: Alle tabeller, der skal synkroniseres, tilføjes et felt der viser, hvornår posten sidst er blevet rettet (dato+tid) samt hvor den er blevet rettet (hovedprogram eller klient). Lokalt holder vi også styr på , hvornår vi sidst har synkronistret, så vi kun behøver at synkronisere poster, der er oprettet/rettet/slettet siden dette tidspunkt.

• System – dataudveksling – licenskifte:

Indtastning af ny licens håndterer nu også licensskifte på dataudvekslingservicen, hvis internet opdatering er aktiveret. Det sker automatisk i forbindelse med indtastning af ny licens. Hvis der ikke er forbindelse kan man gøre det manuelt senere ved et menupunkt i dataudveksling menuen.

• System – Internetindstillinger:

Her kan du vælge, hvordan du kommer på internettet.

Den korrekte adresse til dataudvekslingsservicen skal være indtastet. Tryk evt. på ”check status” for at kontrollere, at det fungerer.

• System – opdateringer:

Du kan her hente de sidste nye opdateringer.Bliv ved med at opdatere indtil systemet fortæller, at der ikke er flere opdateringer.

• Finans – kassekladde:

Standardkladder bruges, hvis du har posteringer der gentager sig ofte, eks. Lønudbetaling. Du kan gemme kladden med og uden beløb.
Marker den ønskede kladde og vælg hent.
Bemærk standardkassekladden bliver indsat i den eksisterende kladde.

Bilagsnummer,momsdebet, momskredit, momskode kan ses på skærmen.
Betalinger af kreditorer bogføres via kassekladden, vælg kreditor og søg kreditoren.

Indbetalinger fra andre debitorer foregår via kassekladden, vælg debitor og søg debitoren.

Indbetalinger af kontingenter og/eller tillægsydelser skal foregår via Medlemmer - indbetalinger

• Finans – kontoplan - kontoplan:

Du kan nu importere en tom kontoplan (komma separeretfil).
Du har under udskrivikonet forskellige udskrivningsmuligheder, eks. kontoplanen.

• Finans – udskrifter:

Finansudskrifter har ændret udsende. Marker den udskrift du ønsker og vælg til printer eller skærm, vælg udskriv. De opsatte parametre for udskrift huskes fra gang til gang.

Hvis du ønsker at udskrive til E-mail vælger du først at udskrive til skærm og derefter vælges e, udskriften konverteres nu til htlm = kan læses i en internetbrowser.

Næste valg ser således ud vælg E- mail og vælg send til flere:

I Batch – afsendelsen kan du nu vælge, hvem der skal modtage den valgte udskrift. Denne mulighed har til alle udskrifter
Eks. E-mail til Kasseren: afkryds bestyrelsesmedlemmer og marker Kasserer, vælg ok. E-mailen lægger sig nu over i dit postsystems/udbakke (Outlook), bemærk du kan ikke bruge outlook express.

• Finans – periodiske kørsler - sammentælling af kontoplan:

Brug denne kørsel før finansudskrifter, så du får de rigtige/opdaterede tal med i sammentællingen.

• Finans – periodiske kørsler – ny saldo overførsel:

Bruges hvis du efter årsskifte og dan primoposter har bogført i gammel regnskabsår – således dannes der nye primoposter.

• Finans – periodiske kørsler – årsskifte:

Du kan nu vælge om Tirush skal danne primoposteringer.

• Finans – finansopsætning – opsætning:

Ved eksporter eller importer medtages både din finansopsætning og kontoplan i en pakket filformat (zip).
Tryllestaven kopier det først indtastede kontonummer til alle, du skal bekræfte handlingen i advarsels billedet, før den gør det.

• Finans – finansopsætning – brugeroplysninger:

Bemærk særskilt fakturanummerserie, som anvendes ved udskrift af kontigentkørsel, skal være > 0
Dato for finansårs periode kan ikke ændres, når der er bogført i året.

• Medlemmer - indmeldelse (hurtig):

Felt 1, 2, 3, 4 ændres under brugerdefinerede felter, de kan derefter vælges her.

Mulighed for at tilføje mobiltelefonnummer.

Antal: det antal indmelderser du sætter her bliver ganget med den tilknyttede pakke under kontigentkørslen. Du kan også skrive decimal tal, hvis medlemmet kun skal betale en del af pakken.

• Medlemmer – indbetaling:

Under indbetaling har du mulighed for at markere både kontigentkørsler, tillægsydelser og fakturaer som betalt.

Der kan søges på både indmeldnr, navn og kontonr i toppen af listen. Der kan søges på OCR-nummer under listen. Der er udvidet med medlemsinformation ovenover listen af ikke betalte.

Listen med ikke betalte poster håndterer multi-markering.

Hvis der søges på OCR-nummer markeres automatisk de poster, som tilhører det søgte OCR-nr. Hvis der søges i listen markeres ingen poster.

Hvis der manuelt markeres poster i listen, opsummeres automatisk indbetalingsbeløb for de markerede poster.

Funktionerne ”Marker som indbetalt” og ”Slet indbetaling” arbejder på de markerede poster.

Når der trykkes ”Marker som indbetalt”, hopper den selv til det felt, der blev brugt til søgning (ocrnr, indmeldnr, navn, konto).

Indbetalingslisten er udvidet så den grupperer på kontonummer, med sum pr. kontonr.

Bemærk medlemmers indbetaling af kontigent og/eller tillægsydelser skal foregå her og ikke direkte i kassekladden.

• Registrering af delvise indbetalinger

Der er lavet kontingentkørsel på 700+500+250 kr. = 1450 kr. på dette medlem.

Der indbetales 1400 kr. og der trykkes på ”Marker som indbetalt” og de 3 poster markeres som ”registreret” (udråbstegn):

Når der trykkes på ”registrere indbetalinger” bliver de to første udlignet og den sidste kommer til at mangle 50 kr., hvilket kan ses når man næste gang går ind ti skærmbilledet ”Indbetalinger” og igen søger på samme OCR-nummer, eller finder posten manuelt.

I listen kan man nu se at det oprindelige beløb var 250 kr. og der mangler 50 kr.

De sidste 50 kr. kan nu udlignes som en normal indbetaling.

For meget indbetalt:

Der er lavet kontingentkørsel på 700+500+250 kr. = 1450 kr

Der indbetales 1550 kr. og der trykkes på ”Marker som indbetalt” og de 3 poster markeres som ”registreret” (udråbstegn):

Når dette registreres ryger de 100 kr. for meget på den sidste post, som går i ”negativ gæld”

Denne post kan modregnes ved at registrere en indbetaling på –100 kr.

Vi kan også vælge at udligne de 100 med indbetaling af næste periodes kontingent.

Ved indbetaling af kontingent for efterfølgende periode kan man håndtere en indbetaling af de 100 kr. mindre på følgende måde: Det nye ocr-nummer indtastes og findes frem. Den ikke-udlignede post på kr. –100 vil også blive vist i listen:

Ved at markere alle poster i listen beregner den selv de 1350 kr. som nu indbetales:

• Medlemmer – kartoteker – medlemmer:

Du kan søge på indmeldelsesnr., navn, kontonummer.
Husk at skrive hele nummeret.
Under kontostatus kan du se saldo. Hvis ”vis alle” vælges og Medlemmets poster markeres vises medlemmets posteringer af fakturaer og indbetalinger som er tilknyttet medlemsocr nummeret. Hvis de enkelte indmeldelser vælges, vises posteringer af kontingent og tillægsydelser og indbetalinger, der er tilknyttet indmeldelsesocr nummeret.

• Medlemmer – familie:

Familekartoteket er flyttet fra Udvalg til dette menupunkt.

• Medlemmer – kartoteker – importer medlemmer:

Ved import af medlemmer kan du nu foretage en indmeldelse samtidig med importen.

• Medlemmer – periodiske kørsler – kontigentkørsel:

Ved at markere ” Ingen økonomiopdatering” kan du udskrive et girokort uden at der registres noget på medlemmet eller i finansen.

Under kørsel for vælges for hvem kørslen gælder:
Alle
Afdeling
Pakke
Enkelt person
Enkelt indmeldelse
Indmeldeldsesnumre interval
Udvalgte indmeldersesnumre

Under ”Kørsel af” vælges om der skal køres kun kontingent, kontigent og tillægsydelser eller kun tillægsydelser. Husk at skrive i antal under ydelse og markere hvilke ydelser, der skal anvendes.

Kun udskriften ”Langt girokort, med brev” er tilpasset tillægsydelser.
Prøvekort og rediger rapport i kontingentkørsel kører nu kun data opslag på maksimum 5 medlemmer.

• Medlemmer – PBS kørsler – Registrening af nye konto numre (605):

Registrening af nye kontonumre bruges ved PBS total løsning til at ændre gamle kontonumre hos PBS til nye 15 cifrede numre, svarende til indmeldesens ocrnumre.

• Medlemmer – periodiske kørsler – PBS kørsler (601):

Hvis du har valgt en PBS total løsning, kan du udskrive kontonummer sammen med navn ( oprettes under foreningsoplysninger).

Markerer du straksadvisering, bliver din PBS kørsel kørt straks, efter at du har sent filen til PBS, (det skal dog bemærkes at PBS tager ekstra for denne kørsel).
PBS kørsel er også mulig at køre uden, at der foretages en kontingentkørsel. (Nyhedsbreve via PBS)
Ved at fravælge kontigent og tillægsydelser kan du via PBS udsende et dokument, længden er ubegrænset og breden skal du formatere til 60 bred.

Når du har valgt, for hvem kørslen er og hvad, bruger du Udskriv fil. Du skal nu bekræfte kørslen.

PBS – kørslen lægger sig i filen:
c:\programmer\tirush\pbs\601
Du skal finde den nyeste fil og sende den til PBS.

Eksempel af PBS- kørsel

• Medlemmer – periodiske kørsler – udligning af åbne poster:

Denne menu punkt er slettet og erstates af delvise indbetalinger under indbetalinger.

• Medlemmer – periodiske kørsler – avanceret vedligehold af grupper:

Ved at skrive fødselsåret – vælg fødselsår – markeres alle af dette år med blåt under indmeldelser.

• Udvalg – lederkartotek/bestyrelse/udvalg

Du kan oprette dine ledere/bestyrelser/udvalg under enten afdelinger eller medlemmer alt efter, hvad du har valgt under System – general setup – Foreningsoplysninger.

Lederne/bestyrelsen/udvalget behøver ikke være registret under medlemsstamdata, men kan oprettes her direkte.